Politique de protection de la vie privée
Le Réseau Homestay Canada (RHC) respecte chacun des 10 principes équitables de gestion des renseignements personnels de la section 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) grâce aux mesures suivantes. Pour télécharger des copies de nos politiques et procédures, inscrivez-vous pour ouvrir un compte sur le portail.
1. Être responsable
Le RHC a rédigé le présent document afin de répondre à tous les principes de la section 1 de la LPRPDE. Jennifer Wilson a été nommée agente de la protection de la vie privée par Homestay.
L'agente de protection de la vie privée :
• s'assurera que tous les renseignements personnels détenus par l'organisme sont protégés;
• appliquera les politiques et les pratiques de protection de la vie privée de l'organisme;
• aura le pouvoir d'intervenir dans toute question relative à la protection des renseignements personnels au sein de votre organisation;
• analysera toute pratique de traitement des renseignements personnels, y compris les activités en cours et les nouvelles initiatives.
Le nom de l'agente de la protection de la vie privée sera indiqué sur le site Web et dans les publications du RHC. Le personnel du RHC sera informé et suivra la formation sur les politiques et les procédures de protection de la vie privée.
Les renseignements relatifs aux politiques et aux procédures seront mis à la disposition des clients sur le site Web et dans les brochures.
Politiques et procédures applicables :
• Accord de l'hôte
• Formulaire de demande de renseignements personnels
• Politique d'utilisation appropriée des renseignements personnels
• Formulaire de correction de renseignements personnels
• Politique de maintien des renseignements personnels à jour
• Politique de conservation et destruction des renseignements personnels
• Procédure de plainte
• Mesures de sécurité pour la politique sur les renseignements personnels
• Formation du personnel sur la procédure de la LPRPDE
• Liste des renseignements personnels recueillis
• Procédure de stockage et de récupération des renseignements personnels
2. Préciser l'objectif
Le Réseau a relevé les raisons suivantes de recueillir des renseignements personnels auprès de ses familles d'accueil :
• Conserver un dossier des renseignements personnels des familles d'accueil afin de pouvoir jumeler les familles et les étudiants internationaux;
• Dans l'éventualité où la famille d'accueil est jumelée à un étudiant, le Réseau partagera les renseignements personnels sur la famille avec l'étudiant,
sa famille et, le cas échéant, l'agent qui les représente dans leur pays d'origine;
• Dans l'éventualité où la famille d'accueil est jumelée à un étudiant, le Réseau partagera aussi les renseignements personnels sur la famille avec des
organismes tiers concernés par le séjour au Canada de l'étudiant international. Ces organismes peuvent notamment comprendre des écoles,des
universités et des entreprises de tourisme;
• Émission des paiements à la famille d'accueil pour ses services d'hôte offerts aux étudiants internationaux;
• Communiquer avec la famille d'accueil afin de l'informer des réunions, des changements apportés aux politiques ou de lui transmettre tout autre
renseignement important concernant les services offerts à titre d'hôte Homestay;
• Recueillir les statistiques dans le seul but de développer les affaires du Réseau.
Le RHC précise ces objectifs dans son Accord de l'hôte, remis aux hôtes lors de leur premier entretien. Toute autre utilisation de l'information sera précisée à mesure qu’elle se présente et le RHC devra d'abord obtenir le consentement de la famille d'accueil avant d'utiliser cette information, et ce, à quelque fin que ce soit.
3. Obtenir le consentement
Le Réseau obtiendra le consentement de toutes les familles pour l'utilisation de leurs renseignements personnels en utilisant l'Accord de l'hôte. Ce formulaire permet également d'informer la famille des fins de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements. Le Réseau consignera le consentement reçu en conservant le formulaire de consentement qui se trouve dans le dossier de la famille d'accueil et en cochant la case appropriée dans la base de données.
Si la famille d'accueil retirait son consentement à l'utilisation de ses renseignements personnels, son dossier sera alors retiré du système électronique et toutes les copies papier de ces renseignements seront détruites. Le personnel du Réseau sera formé afin d'être en mesure de répondre aux questions des familles d'accueil concernant la visée de la collecte de renseignements.
4. Limite de la collecte
Le RHC restreint la quantité et le type de renseignements personnels recueillis au strict nécessaire pour les fins précisées. Il détermine le type de renseignements personnels qu'il recueille. Consultez notre Liste des renseignements personnels recueillis. Le personnel du Réseau est formé spécialement pour expliquer aux familles d'accueil pourquoi ces renseignements sont nécessaires.
5. Utilisation limitée, divulgation et conservation
Le RHC utilise et divulgue les renseignements personnels seulement aux fins précisées dans l'Accord de l'hôte. Il conserve en outre ces renseignements sur les familles d'accueil dans la base de données seulement pendant la période où ils sont jugés « actifs », ou aussi longtemps qu'il est jugé nécessaire par la loi pour Revenu Canada.
Le Réseau a déterminé des directives et des procédures concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels. Consultez notre Politique de conservation et de destruction des renseignements personnels. Le RHC conserve les renseignements personnels d'une famille d'accueil inactive pendant 7 ans, à partir de la date de la dernière transaction financière du Réseau Homestay Canada avec la famille d'accueil.
Il détruit, supprime ou rend anonymes les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires dans le cadre des objectifs de collecte établis ou dans un cadre légal. Il effectue régulièrement des révisions de ses familles inactives en vue de déterminer si l'information est encore nécessaire.
Le RHC a de surcroît établi une politique afin de garantir que les renseignements personnels soient à jour dans la base de données. Consultez notre Politique de maintien des renseignements personnels à jour.
6. Être précis
Le RHC a de surcroît établi une politique afin de garantir que les renseignements personnels soient à jour dans la base de données. Consultez notre Politique de maintien des renseignements personnels à jour. Le Réseau peut s'attendre à ce que ses familles d'accueil l'informent, de manière raisonnable, si les renseignements personnels suivants venaient à changer :
• Nom(s) de l'hôte et des membres de la famille qui vivent dans la maison;
• Adresse, dont la rue, l'appartement, la ville et le code postal;
• Numéro de téléphone, dont celui de la maison, du bureau, de télécopieur et de cellulaire;
• Courriel (le cas échéant);
• Animaux de compagnie;
• Changements ou rénovations dans la maison ou la chambre de l'étudiant;
• Renseignements de compte pour les dépôts directs.
Le Réseau vérifiera tout renseignement personnel avant de le partager. Le personnel en assure l'exactitude en :
• suivant le Liste de renseignements personnels recueillis afin de garantir qu'ils sont tous recueillis à des fins précises;
• suivant la Procédure de stockage et de récupération des renseignements personnels;
• veillant à ce que les renseignements personnels reçus d'un tiers soient précis et complets;
• consignant la date à laquelle les renseignements personnels ont été obtenus ou mis à jour;
• consignant les mesures prises pour vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et l'actualité des renseignements contenus dans la base de données ou le dossier de la famille d'accueil.
7. Utilisation de mesures de sauvegarde appropriées
Le RHC protège les renseignements personnels de toute perte, du vol, de l'accès non autorisé, de toute divulgation, reproduction, utilisation ou modification énoncée dans les Mesures de sécurité pour la politique sur les renseignements personnels. Le personnel du Réseau est autorisé à consulter la base de données et les renseignements personnels en fonction des besoins. Le personnel est également formé sur l'importance de maintenir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels. Le personnel du Réseau suit régulièrement des formations sur les sauvegardes de sécurité.
L'agente de protection de la vie privée révise régulièrement les mesures de sécurité et recommande d'apporter des mises à jour de sécurité au besoin.
8. Être ouvert
Le RHC informe les familles d'accueil et les autres clients des politiques et des pratiques en vigueur relatives à la gestion des renseignements personnels sur son site Web, dans ses brochures et lors des entretiens initiaux. Le Réseau diffuse les politiques et les procédures en affichant des liens vers ces documents sur son site Web et en les rendant disponibles aux clients en format papier sur demande.
Le personnel du Réseau suit une formation sur la manière de répondre aux questions. Le nom et l'adresse de l'agente de protection de la vie privée sont donnés sur le site Web, sur demande auprès du bureau et sur le formulaire consentement à l'utilisation des renseignements personnels.
Les clients du Réseau peuvent accéder à tous leurs renseignements personnels en tout temps et communiquer avec le siège social pour obtenir le Formulaire de demande de renseignements personnels et/ou le Formulaire de correction des renseignements personnels. Les clients sont informés du processus d'obtention des renseignements personnels sur le site Web et lors de leur entretien initial par le Formulaire de consentement d'utilisation des renseignements personnels.
Les clients du RHC sont informés du processus de plainte sur le site Web et lors de leur entretien initial par le Formulaire de consentement d'utilisation des renseignements personnels. Consultez également la Procédure de plainte.
Le Réseau a souligné les renseignements personnels qui sont divulgués à d'autres organismes qui figurent à la Liste de renseignements personnels recueillis.
9. Donner des accès individuels
Le personnel du RHC a reçu une formation sur les procédures de réponse aux questions individuelles concernant les renseignements personnels, de quelle manière ils sont ou seront utilisés et à qui ils ont été divulgués. Les clients du Réseau peuvent accéder à tous leurs renseignements personnels en tout temps et communiquer avec le siège social pour obtenir le Formulaire de renseignements personnels. Les clients sont informés du processus d'obtention des renseignements personnels sur le site Web et lors de leur entretien initial par le Formulaire de consentement d'utilisation des renseignements personnels.
Les clients du Réseau peuvent corriger des erreurs dans leurs renseignements personnels par téléphone, en ouvrant une session sur le portail ou en remplissant le Formulaire de correction des renseignements personnels. Les clients sont informés du processus de correction des renseignements personnels sur le site Web et lors de leur entretien initial par le Formulaire de consentement d'utilisation des renseignements personnels. Le Réseau vérifie l'identité du demandeur par sa signature, comme indiqué dans le Formulaire de demande de renseignements personnels.
Le RHC documente toute mésentente dans le dossier ou la base de données et informe les tiers au besoin. Il assure en outre que les renseignements demandés sont faciles à comprendre en éliminant ou en expliquant les acronymes, les abréviations et les codes.
10. Offrir un recours
Le RHC a élaboré une Procédure de plainte simple. Il informe les clients des recours qui s'offrent à eux dans la Procédure de plainte, qui figure sur le site Web et peut être remise sur demande auprès du siège social, ainsi que pendant l'entretien initial par l'entremise du Formulaire de consentement d'utilisation des renseignements personnels. Le Réseau enquête sur toutes les plaintes reçues et prend les mesures appropriées pour corriger les pratiques et les politiques de manipulation de l'information.
Il gère notamment toutes les plaintes en temps opportun en consignant la date à laquelle elles ont été reçues et en accuse rapidement réception, comme indiqué dans la Procédure de plainte. Le Réseau conservera un dossier de toutes les décisions pour assurer une application uniforme de la Loi.